4 idées reçues sur les logiciels hôteliers PMS

Quand on vous dit logiciel hôtelier, quels mots vous viennent spontanément en tête ? On prend le pari que ce ne sont pas forcément des compliments 😉 !

Prise de tête, lourd, lent, complexe… les adjectifs ne manquent pas pour qualifier les logiciels PMS. Et pourtant ils ne méritent pas cette mauvaise réputation !

Aujourd’hui on démêle le vrai du faux avec 4 idées reçues que nous entendons souvent lors de nos premiers échanges avec des directeurs d’hôtels.

1. « Un logiciel hôtelier est forcément une usine à gaz »

PMS ne devrait pas rimer avec perte de temps. Au contraire, si vous utilisez un logiciel, c’est justement pour passer moins de temps en gestion et surtout plus de temps avec vos clients, non ? Si votre outil vous prend encore plus d’énergie que la bonne vieille gestion papier, c’est qu’il y a un problème.

Vos réceptionnistes devraient au contraire avoir la disponibilité d’aller à la rencontre des clients, d’être présents physiquement dans la réception… et non pas d’être rivés derrière un écran à cliquer frénétiquement sur des dizaines de boutons. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à faire la liste des problèmes rencontrés et à en parler avec votre chargé de compte client.

2. « La prise en main est longue et complexe »

La simplicité de prise en main doit être un critère de choix de votre logiciel, c’est primordial pour votre établissement ! Mais soyez rassuré : logiciel PMS ne signifie plus nécessairement formations à rallonge et nombreux mois de galère. Au contraire, dans le monde actuel, tous les spécialistes de l’hôtellerie connaissent la problématique du turn over des équipes. De plus, certains établissements ont besoin d’un renfort de saisonniers l’été ou l’hiver, et donc d’une prise en main simple et efficace.

De nombreux concepteurs de logiciels sensibilisés à ces questions ont fait en sorte d’adapter leurs interfaces en étroite collaboration avec les hôteliers. Comment en être sûr ? Demandez à voir l’outil en démonstration et posez directement la question à votre référent commercial.

N’hésitez pas à intégrer votre équipe de réception à ce questionnement, vos réceptionnistes seront à même de pointer les éléments qui ont posé problème lors de leur arrivée dans l’établissement.

3. « La connexion internet doit être exceptionnelle »

Quand on parle de logiciels cloud, on entend souvent la même remarque : « oui mais notre connexion internet n’est pas excellente », « nous n’avons pas la fibre » etc. Si vous pouvez lire vos mails, il n’y a aucune raison que votre PMS ne fonctionne pas ! Rassurant non ?

Et en cas de coupure WIFI ? Il est vrai qu’aux tous débuts d’internet, tous les outils connectés souffraient de la même problématique : la peur de la coupure de réseau !

Mais aujourd’hui, non seulement les coupures sont rares, mais la solution est désormais toute trouvée : la plupart des PMS fonctionnent très bien même avec un simple partage de connexion 4G depuis un smartphone !

4. « Le PMS, c’est surtout un planning »

Aie, ça fait mal au cœur d’entendre ça ! Plus sérieusement, penser ça, c’est surtout passer à côté des vrais avantages et de la vraie raison d’être d’un PMS. Le but d’un logiciel hôtelier, ce n’est pas seulement de remplacer les anciens plannings papier : votre PMS est avant tout une mine d’or pour gérer efficacement votre hôtel.

D’un côté il peut simplifier toute la gestion de votre établissement. Prenons par exemple le module ménage : d’un simple clic, la réception peut informer les femmes de chambres qu’une chambre doit être préparée et vice versa. Simple et efficace !

De l’autre côté, votre PMS est un véritable centre statistique pour piloter la stratégie de votre hôtel : analyse de vos réservations, du comportement de vos clients, des résultats de votre stratégie tarifaire, de vos canaux de distribution… Tout y est enregistré et peut être extrait sous formes de rapports !

Vous souhaitez savoir à quel moment proposer une promotion pour booster les ventes ? Impossible à planifier si vous ne connaissez pas la « booking window », c’est-à-dire le délai moyen entre la réservation et le séjour effectif de vos clients. Vous envisagez de créer une offre packagée pendant un événement de votre ville ? Jetez un œil à vos données clients pour voir si cet événement vous avez ramené du monde à N-1 ou N-2.

En bref, ne sous-estimez pas votre PMS et exploitez-le à fond !

Conclusion

Après ces quelques lignes, nous espérons que vous verrez les logiciels PMS sous un meilleur jour ! Si vous envisagez de changer de PMS, voici d’ailleurs nos quelques conseils pour envisager ce changement avec sérénité.