Changement de PMS : quid de vos données ?
C'est décidé, vous changez de PMS.
Vous êtes donc certainement en train de comparer les options, les fonctionnalités à votre disposition, les tarifs, la connectivité...
L'erreur à éviter : oublier de penser à vos données !
Eh oui, changer de PMS c'est devoir gérer ce que vous allez faire de toutes les données accumulées dans votre ancien logiciel hôtelier : c'est un sujet qui doit être impérativement être pris en compte.
Voici nos conseils pour redémarrer sur de bonnes bases !
Conseil 1 : anticiper la question de manière détaillée
Prenez le temps nécessaire pour analyser les données que vous avez dans votre PMS, leur qualité, leur impact sur votre stratégie.
Exemple : vos données clients, ou encore tout simplement le nombre de réservations futures déjà confirmées. Quelle est leur quantité ? Quelle est leur qualité ?
Pensez également aux partenaires connectés et aux données échangées entre plusieurs de vos outils : posez des questions pour comprendre ce que vous allez pouvoir conserver, quelle sera la procédure à suivre...
Avec ces informations en tête, interrogez les équipes des PMS que vous envisagez pour votre hôtel : quel est le process d'import des données ? Quelles seront les manipulations ? Y a-t-il un import automatique possible ou faudra-t-il ressaisir à la main ?
Objectif : que vous ayez le temps d'appréhender le sujet et de prendre des décisions éclairées.
Notre conseil : n'hésitez pas à avoir les deux systèmes (ancien et nouveau PMS) en parallèle pendant quelques semaines, c'est l'idéal pour assurer une transition sans accroc !
Conseil 2 : connaître les données prioritaires
Repartons des bases : quelles sont les données prioritaires à l'import dans votre nouveau PMS ?
Les deux types de données essentielles sont :
- Votre cardex client : indispensable pour conserver votre fichier client
- Vos réservations futures (évidemment)
L'idéal : que votre nouveau PMS vous propose un import automatique de ces éléments. Cela vous évite de devoir tout ressaisir manuellement. Ce type d'import requiert généralement un fichier au format Excel ou CSV provenant de votre ancien PMS ET que l'import soit proposé par votre nouveau PMS.
Du côté des données en option, on trouve les réservations passées pour concerver votre historique. Certains PMS peuvent vous proposer de les importer, mais cela dépendra largement du format et de la qualité des exports.
Attention, il est normal que certains types de données ne soient pas importables.
C'est notamment le cas de tout ce qui concerne la facturation. Il faudra clôturer comptablement votre ancien PMS avant la transition et repartir à zéro sur le nouveau.
Les options d'import de données varient selon les PMS, consultez vos référents commerciaux pour être au clair sur celles qui vous seront proposées.
Conseil 3 : avoir une réflexion stratégique
Soyez stratégique. Ce n'est pas parce que telles ou telles données peuvent être importées dans votre nouveau PMS que le jeu en vaut forcément la chandelle.
Changer de PMS, c'est repartir sur une base propre et saine : ne réimportez pas tout par défaut, prenez le temps de l'analyse.
Par exemple : un fichier clients mal rempli depuis des années peut vous encombrer plus qu'autre chose, des articles non commercialisés depuis 10 ans ont peu d'intérêt à être importés...
Il existe des dizaines d'exemples comme ceux-là, n'hésitez pas à en discuter avec l'équipe de votre nouveau PMS qui pourra vous aiguiller.
Un hôtel change souvent de PMS à une période clé : travaux, reprise, changement de gamme... c'est donc le moment idéal pour avoir une vraie réflexion sur vos process et votre organisation. Votre passage au nouveau PMS n'en sera que plus satisfaisant.
Parenthèse qui nécessiterait un article à part : si vous avez plusieurs hôtels ou un groupe hôtelier, soyez particulièrement attentif aux données que vous pouvez récupérer et réexploiter : au niveau de chaque hôtel mais également au niveau du groupe.
Conclusion
Bien anticipée, la question des données ne sera pas du tout un frein à votre changement de PMS.
Mal anticipée, elle peut au contraire vous provoquer quelques sueurs froides qui auraient pu être évitées !
Si cette question vous paraît complexe : parlez-en à vos interlocuteurs commerciaux, à vos référents. Ils ont l'habitude de gérer ces questions et pourront vous conseiller.
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