Changer de logiciel PMS : quels sont les déclencheurs à surveiller ?
C’est une question qui peut donner la migraine : comment savoir s’il est temps de changer le PMS de votre hôtel ?
Rassurez-vous, aucun hôtelier ne se réveille un matin avec la conviction qu’il doit changer de logiciel hôtelier. Les choses sont rarement blanches ou noires.
Notre conseil : surveillez les signes ! Si votre PMS ne convient plus pour votre établissement, vous serez témoin de signaux d’alerte plus ou moins forts qui doivent vous interpeller.
On vous partage les 8 déclencheurs à surveiller de près !
1. Une équipe insatisfaite et frustrée
C'est le signal à repérer en priorité : l’insatisfaction de l’équipe.
Si votre équipe n’aime pas utiliser son logiciel hôtelier, si vous ressentez de l’agacement ou de la frustration de la part du personnel, c’est qu’il faut creuser pour en savoir plus.
Observez l’équipe de réception, les femmes de chambre et tout autre collaborateur qui utilise le PMS et cherchez à savoir si l’outil leur paraît fluide et intuitif au quotidien.
Avez-vous l’impression que votre logiciel PMS les rend plus efficaces ou au contraire leur fait perdre du temps ?
Si vous avez du personnel saisonnier, observez-les également puisqu’ils doivent prendre en main l’outil de manière accélérée. Sont-ils rapidement à l'aise avec le logiciel ?
Objectif : que votre équipe passe plus de temps avec vos clients qu’à régler des blocages techniques.
2. Un support client qui ne convient pas
Quelle est votre relation avec le support client de votre PMS ?
Vous n'arrivez jamais à avoir quelqu'un au téléphone ? Vos appels sont gérés par un call center à l'autre bout du monde ? Vous devez parler anglais pour poser une question ? Vous avez du mal à avoir des réponses ?
Tous ces éléments sont clairement des signaux à surveiller. Le support de votre logiciel hôtelier doit être un soutien pour vous et votre équipe, pas une galère supplémentaire à gérer !
3. Un logiciel de gestion hôtelière qui n'évolue plus
Le monde change mais votre logiciel hôtelier reste le même ? Cela peut poser problème, surtout si vous souhaitez que la gestion de votre hôtel avance avec son temps.
Quelles pistes explorer ? Allez voir du côté de logiciels qui garantissent des mises à jour régulières, ils conviendront sûrement mieux à vos attentes et vos besoins.
4. Une volonté de moderniser votre solution hôtelière
Concrètement, vous en avez assez de payer une licence par personne. Vous souhaitez passer à une solution cloud plus flexible, évolutive et intuitive.
Vous avez également envie d’avoir accès à votre PMS depuis n’importe quel support (poste fixe, ordinateur portable, tablette ou mobile) et/ou depuis n’importe quelle localisation.
Si votre PMS ne vous propose pas ces options, c’est qu’il est temps de comparer les autres solutions du marché.
5. Un logiciel non certifié qui vous inquiète
Votre logiciel hôtelier n'a pas la certification NF525 et vous craignez d'être contrôlé ?
Ici pas de questionnement compliqué ! Tournez-vous tout simplement vers un logiciel qui possède cette certification.
Comment savoir si votre PMS est certifié ? L’éditeur du logiciel est tenu de vous fournir un certificat de conformité NF525, il est donc facile de faire la vérification.
Si vous avez un doute, parlez-en avec l’équipe de votre PMS.
6. Un logiciel PMS qui ne se connecte pas à d'autres outils
Vous avez sélectionné des outils digitaux pour votre hôtel mais catastrophe : impossible de connecter votre PMS actuel à ces logiciels. Il faut donc tout recommencer ou abandonner votre projet de solution digitale.
Plusieurs cas de figure peuvent vous poser problème :
- Votre PMS n'a pas d'API ouverte, cela signifie qu’il ne propose pas d’interface pour que d’autres logiciels puissent facilement se connecter avec lui.
- On vous demande de payer chaque connexion, ce qui impacte évidemment le budget logiciel de l’hôtel.
- Votre logiciel PMS ne se connecte pas à des outils externes, ou seulement à une liste fixe prédéterminée qui ne vous convient pas.
Dans toutes ces situations, il sera compliqué de construire une solution digitale sur mesure pour votre hôtel.
Notre conseil : recherchez un PMS qui peut se connecter facilement à d’autres outils, cela vous laisse le champ libre pour sélectionner ceux qui correspondent vraiment à vos besoins (CRM, channel manager, booking engine, gestion des stocks, housekeeping…).
Attention, ne pensez pas seulement “quantité de connexions”, renseignez-vous aussi sur la qualité des connexions proposées !
7. Un PMS qui ne correspond plus aux besoins de l'hôtel
Autre déclencheur : une évolution de vos besoins.
Votre établissement ne propose pas seulement de l'hébergement. Vous souhaitez désormais gérer et distribuer ces services aussi efficacement que vos chambres, grâce à votre solution digitale.
Exemples :
- Arrêter la gestion manuelle des transferts restaurant,
- Permettre à vos clients de réserver un créneau de soin au spa,
- Proposer des bons cadeaux
- Louer vos chambres à la journée, etc.
Dans tous ces cas de figure, vérifiez que votre PMS actuel pourra vous proposer une prise en charge adaptée.
8. Un sentiment de lourdeur et de complexité
Ce dernier point est à la fois simple et complexe à contrôler.
Ce qu’il faut retenir : le PMS doit être votre allié dans la gestion de votre hôtel ! Si vous avez l’impression de devoir gérer une usine à gaz, que la moindre manipulation vous fait soupirer d’avance ou que vous perdez un temps précieux à comprendre comment fonctionne telle ou telle option… c’est qu’il y a un souci !
Votre logiciel hôtelier devrait être au service de votre métier d’hôtelier, pas vous en éloigner.
Conclusion
Surveillez ces 8 déclencheurs ! Si vous êtes concerné par l’un ou plusieurs d’entre eux, c’est qu’il est sûrement temps de faire le point avec l’équipe de votre PMS, voire de commencer à comparer de nouvelles options.
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