Comprendre les conditions d’engagement de ses outils hôteliers

Connaissez-vous vraiment les conditions d’engagement de vos différents outils hôteliers ? Savez-vous réellement si vous êtes engagé ? La collaboration entre un logiciel hôtelier et un hôtel, c’est comme un mariage. Au début c’est la lune de miel, on est enthousiaste et ravi. Puis vient potentiellement un jour où rien ne va plus et où on souhaite se séparer.

Deux situations se dessinent alors :

• Ceux qui avaient anticipé les conditions de séparation depuis le début et qui divorcent en bonne entente ;
• Ceux qui découvrent avec surprise les conditions de leur contrat et vivent cette situation avec amertume, voire se retrouvent bloqués.

Afin d’éviter les déconvenues, voici les éléments que nous vous conseillons d’analyser, si possible avant de signer votre devis.

Comprendre pourquoi vous êtes engagé ?

Tous les logiciels ne proposent pas un fonctionnement avec engagement. Certains vous proposent des formules qui vous permettent de partir en toute liberté, à n’importe quel moment.

Si on vous propose un engagement, il faut chercher à comprendre pourquoi ce modèle économique a été choisi par le prestataire :

• Bénéficiez-vous d’une promotion contre une promesse d’engagement ?
• Avez-vous demandé à payer mensuellement et pas en une fois contre un engagement de X mois ?
• L’entreprise considère-t-elle qu’un nombre de mois minimum est nécessaire pour garantir la qualité de sa prestation ?

Dans tous les cas : posez la question à votre référent commercial afin qu’il vous explique clairement à quoi vous souscrivez.

Si on vous impose un engagement de plusieurs années sans réelle justification et sans possibilité d’interruption du service, demandez-vous sérieusement si vous êtes prêt à prendre ce risque.

Attention à bien lire son devis ou son contrat

Même si vous obtenez des explications orales, prenez toujours soin de lire toutes les petites lignes de votre devis ou contrat.

En cas de litige, ce sera ce contrat qui fera foi et pas une promesse faite au téléphone. Certains contrats peuvent parfois faire des dizaines de pages, d’où l’importance de vraiment prendre le temps de tout lire. Parfois, une condition d’engagement peut se trouver pile dans un petit paragraphe que vous auriez survolé.

Par exemple : que se passe-t-il si votre hôtel est revendu pendant la durée du contrat ? Si l’hôtel ferme définitivement ?

Pour plus de clarté sur les pratiques du secteur, n’hésitez pas à comparer plusieurs devis/contrats d’un même type d’outil afin de bien observer les différences en termes d’engagement.

Prenez bien en compte les délais d’engagement

Cela demande un peu de projection mais essayez d’anticiper au maximum sur le futur de votre hôtel. Si vous êtes engagé sur 6 mois ou 1 an, cela vous laisse des portes de sorties en cas d’insatisfaction ou de nouveaux besoins.

En revanche si vous vous engagez sur 2, 3 ou 5 ans, êtes-vous absolument sûr :

• Que l’outil pourra évoluer avec l’établissement ?
• Qu’il n’y aura pas de situation nécessitant un changement d’outil ?
• Que vous avez fait le bon choix ? (Si vous signez pour plusieurs années, autant avoir bien comparé toutes les solutions en amont !)

Pensez à anticiper la résiliation Si vous êtes déjà engagé, pensez à bien noter les différentes dates de fin de vos contrats afin de ne pas les oublier. C’est notamment vrai en cas de reconduction tacite.

Prenons un contrat qui vous engage sur 3 ans, si vous oubliez la date de reconduction, vous serez automatiquement réengagé pour 3 ans : un peu risqué non ? De même, attention à bien connaître les conditions de résiliation de chaque contrat. Si vous acceptez un engagement, vous acceptez également des conditions de résiliation. Certaines entreprises peuvent se montrer un peu souples, mais d’autres s’en tiendront à ce qui est écrit.

Par exemple, votre contrat peut indiquer que toute résiliation doit se faire au maximum 15 jours avant la fin du contrat, par lettre recommandée. Si vous réagissez trop tard, votre contrat sera également automatiquement reconduit.

Si vous êtes satisfait de votre logiciel, cela ne pose pas réellement de problème. Mais si vous avez un besoin spécifique et que vous souhaitez changer, vous risqueriez de devoir attendre plusieurs années, ou décider de payer en double si vous n’avez vraiment plus le choix. Dans tous les cas, si vous souhaitez entreprendre des démarches de résiliation : mieux vaut toujours prévoir large plutôt que se retrouver bloqué.

En cas de doute, faites-vous accompagner.

Evidemment, avec un établissement à gérer, il est parfois mission impossible de dégager du temps pour gérer ces problématiques. D’un autre côté, les outils et logiciels hôteliers sont nombreux, avec des fonctionnalités pas toujours identiques et comparables. En bref : cela devient vite un casse-tête.

Dans ces moments-là, n’hésitez pas à vous faire accompagner par des spécialistes. Ils pourront vous aider à faire le tri et vous feront gagner du temps et de la tranquillité. Cela fonctionne aussi bien si vous envisagez de changer la gestion de votre hôtel que si vous reprenez un hôtel et partez de 0.

Quelques consultants que nous recommandons : Axioncom, Xperteo, Stratelia.

Conclusion : Ne négligez pas la question de l’engagement. Que ce soit avant la signature ou si vous êtes déjà engagé : prenez le temps de vous pencher sur la question avant d’éviter toute mauvaise surprise.

Pour ne pas rater nos articles et nos conseils sur la gestion hôtelière, abonnez-vous à notre newsletter.