S’équiper d’un PMS : les clés pour faire le bon choix !

Soyons honnêtes : choisir le PMS de son hôtel, cela peut tourner en véritable parcours du combattant.

C’est encore plus vrai pour un hôtel qui s’équipe pour la première fois. Pas de comparaison possible avec l’antérieur, il faut partir de 0 !

Est-ce que ce choix est important ? Oui bien sûr. Le PMS sera au centre de la gestion de votre hôtel.

Néanmoins, pas de panique. Voici les 5 clés qui vous permettront de faire un choix plus serein !

1 - Bien comprendre l’écosystème hôtelier

Ce point est particulièrement vrai si vous ne venez pas du monde de l’hôtellerie, mais il est également valable de manière générale.

Le monde hôtelier change vite, et les outils digitaux accélèrent cette transformation. Mais surtout, l’hôtellerie à ses propres outils, ses métriques, son propre vocabulaire.

Si les mots “channel manager”, “PMS”,” cardex”, “RevPar”, “CRM”, “OTA” ou encore “revenue management” ne vous semblent pas 100% clairs, c’est qu’une petite formation s’impose.

Essayer de choisir vos logiciels et de gérer votre hôtel sans connaître ces bases revient à vouloir naviguer à vue.

Des organismes de formation ou des consultants peuvent vous accompagner sur le sujet. Vous pouvez aussi tout simplement vous renseigner en ligne. Quantité d’articles peuvent servir de base de connaissances.

Les différents points à connaître :

• Les différents outils hôteliers, leur utilité et leur rapport entre eux
• Le lexique hôtelier de manière générale (distribution, stratégie tarifaire, gestion…)
• Les métriques (ou KPIs) à suivre
• Mais également les enjeux du monde hôtelier et de la gestion hôtelière

Si vous avez quitté l’hôtellerie ou le terrain pendant quelques années, vérifiez bien que vos connaissances sont toujours à jour.

2 - Effectuer un benchmark des PMS

Même si vous avez un coup de cœur pour tel PMS, ne sautez pas l’étape de la comparaison.

Elle est centrale pour être sûr de faire le bon choix pour votre établissement.

Tout d’abord, faites le point sur les besoins de l’hôtel afin d’être très au clair sur les fonctionnalités qui seront nécessaires.

Ensuite, étudiez le marché et comparez les options.

• PMS cloud ou non
• Possibilité d’avoir le PMS sur tablette et mobile
• Les fonctionnalités proposées
• Les options ou modules complémentaires (moteur de réservation, channel manager, gestion dayuse, spa ou restaurant…)
• Les services additionnels
• Les connexions possibles avec d’autres logiciels hôteliers (indispensables pour construire une solution digitale efficace pour votre hôtel) etc.

Au-delà de cette base, n’hésitez pas à aller plus loin.

Y a-t-il un support client en français et/ou en France ? Comment se passe le suivi client après la signature ? Quelles sont les références clients ?

Intégrez également les retours clients dans votre benchmark : quels sont les avis ? Avez-vous la possibilité de discuter avec un hôtelier déjà équipé ?

Si vous avez l’impression que cette étape vous dépasse, faites-vous accompagner. De nombreux consultants hôteliers connaissent parfaitement cette problématique.

3 - Tirer profit des démonstrations

La démonstration est une étape importante de votre choix de PMS.

Pourquoi ? Parce que même le meilleur outil sur le papier peut se révéler extrêmement difficile à prendre en main en réalité. Ou ne pas correspondre du tout à vos attentes.

Faire des démonstrations vous permettra de voir les PMS “en action” et de vous projeter sur le terrain.

C’est aussi l’occasion idéale pour approfondir votre benchmark en vérifiant les fonctionnalités promises, en comparant l'intuitivité, l’ergonomie, l’interface…

Concrètement, c’est l’étape qui vous permet de mettre de la réalité derrière les mots des brochures et des propositions commerciales.

Exemples : que se cache-t-il derrière les promesses de connectivité ? Ou encore de logiciel intuitif et agréable à utiliser ?

Attention néanmoins à ne pas chercher le mouton à 5 pattes. Même le PMS le plus proche de vos attentes ne pourra pas combler 100% de vos besoins. Il aura nécessairement besoin d’être complété par d’autres outils ou tout simplement par des process internes.

Bonus : certains PMS peuvent vous laisser un accès à leur logiciel après la démonstration. C'est un bon moyen pour découvrir l'outil à votre rythme et faire des tests avant votre choix final. Ne ratez pas cette opportunité !

4 - Penser “investissement” et pas “dépense”

En comparant les PMS, vous allez comparer des devis.

Vous allez évidemment rechercher un bon rapport qualité-prix (et c’est bien normal). Néanmoins, ne vous focalisez pas uniquement sur le prix mensuel. Voyez plus large et pensez au développement de votre établissement.

N’hésitez pas à prendre les devis ligne par ligne pour vérifier que tout est clair et vous poser les bonnes questions.

Telle option est-elle utile ? Telle limitation risque-t-elle de vous bloquer dans un futur proche ? Y a-t-il un engagement ? Si oui, de combien de temps ? Les connexions avec d’autres outils sont-elles payantes ? Y a-t-il des frais cachés en plus du tarif mensuel ? Le support client est-il inclus ?

L’idée n’est évidemment pas de devoir rechanger de PMS dans 6 mois parce que vous n’aviez pas anticipé tel coût caché OU au contraire d’être bloqué 3 ans avec un PMS que vous voudriez changer, à cause d’une durée d’engagement.

Choisir un PMS, c’est choisir l’outil de gestion de votre hôtel, son centre névralgique. Un outil peu adapté entraîne forcément des conséquences sur le fonctionnement de l’établissement, voire sur sa rentabilité.

Exemple : vous ouvrez un hôtel en bord de mer avec renfort de personnel pendant l’été. Problème, vous vous rendez compte que votre tout nouveau PMS est un peu long à prendre en main. La première année, vous risquez d’avoir des saisonniers non opérationnels en début de saison (donc des clients mécontents, des délais, des erreurs…). La deuxième année, vous déciderez d’embaucher vos saisonniers plus tôt et donc prendre à votre charge les salaires supplémentaires nécessaires à ce temps de formation.

Ce point aurait eu tout intérêt à être au centre du choix de l’outil !

En bref, prenez le prix comme un élément de comparaison parmi les autres et comparez bien ce qui est comparable.

5 - Être formé sur votre PMS

Avant de signer, assurez-vous que vous et/ou votre équipe pourrez être formés à l’utilisation de votre PMS.

C’est une étape sous-estimée et pourtant importante.

D’un côté, elle permet une prise en main facilitée du logiciel (découverte de l’interface, opérations quotidiennes, saisie des réservations, check-in et check-out…)

De l’autre, elle permet de ne pas sous-utiliser votre nouvel outil : découverte des rapports, statistiques, comptabilité et autres modules de pilotage de votre hôtel.

En fonction de vos connaissances et/ou des connaissances de vos réceptionnistes, des formations plus détaillées peuvent être envisagées, que ce soit uniquement sur l’utilisation du PMS ou en rapport avec la stratégie commerciale de l’hôtel.

Une formation en revenue management, directement effectuée sur votre PMS, est par exemple particulièrement pertinente.

Vous pouvez tout à fait évoquer ce point avec votre référent commercial. Ici encore, l’anticipation est préférable.

Conclusion

S’équiper d’un PMS demande une bonne connaissance du monde hôtelier et de son écosystème digital.

Il est également nécessaire de bien comprendre et anticiper les besoins de votre hôtel.

Finalement, avoir une vision d’ensemble des PMS qui pourraient convenir est plus que recommandé, afin d’effectuer une comparaison exhaustive.

Vous pouvez effectuer ces étapes seul, mais également vous faire accompagner. Le tout est de pouvoir faire un choix éclairé, qui soutiendra le développement et la gestion de votre hôtel !

Pour compléter votre lecture, découvrez notre article : Comment analyser un devis de logiciel PMS ?