Gérer son changement de PMS en toute sérénité

Changer son logiciel hôtelier c’est souvent une source d’angoisse et de prise de tête. A tel point que certains hôtels renoncent et préfèrent se contenter d’un PMS (Property Management System) qui ne leur convient plus vraiment. Pourtant il existe quelques règles à suivre pour envisager cette transition avec plus de tranquillité.

Voici les 6 conseils que nous vous conseillons d’appliquer.

1. Informer l’équipe du changement en amont

Changer de PMS implique un bouleversement d’habitudes pour toute l’équipe de réception. C’est notamment vrai si vous passez d’un logiciel de gestion installé à un PMS cloud. Afin que les choses se passent en douceur, n’hésitez pas à bien prévenir toutes les personnes impliquées en avance. Cela vous permettra d’en discuter avec elles, d’entendre leurs remarques, de collecter leur avis et surtout de les rassurer sur les critères de choix du futur logiciel.

2. Anticiper le délai de transition entre les PMS

Changer de logiciel hôtelier, ce n’est pas comme changer d’opérateur téléphonique : cela implique des étapes à respecter et à ne surtout pas bâcler.

Le PMS est le centre névralgique de votre établissement. A ce titre, il est fortement déconseillé d’envisager une transition de dernière minute parce que votre précédent contrat se termine, ou parce que votre hôtel rouvre dans 1 semaine.

L’anticipation sera votre meilleure alliée dans cette situation. Prévoyez entre 2 semaines grand minimum et un mois entre la signature et la mise en place effective : cela vous évitera beaucoup de stress inutile !

A ce titre, commencez à comparer les options disponibles sur le marché au moins 1 mois et demi à 2 mois avant la date butoir.

3. Se renseigner sur le transfert de vos données

Remplacer votre PMS, cela ne veut pas forcément dire perdre tout votre historique. Votre facturation redémarrera à 0 et c’est parfaitement normal.

En revanche, vérifiez que vous pourrez ré-entrer dans votre nouveau logiciel :

• vos anciennes réservations afin de conserver un historique client ;
• mais surtout les réservations futures déjà confirmées afin d’éviter toute déperdition.

De la même manière, confirmez que vous pourrez aisément transférer votre cardex client ou encore votre listing d’extras. Tous ces éléments peuvent être demandés à votre contact commercial pendant une démonstration.

4. Favoriser un logiciel hôtelier facile d’utilisation

Puisque vous avez l’occasion de comparer les solutions du marché, focalisez-vous sur le pragmatique :

• Est-ce que le logiciel choisi a une interface intuitive ?
• Est-ce que la prise en main est facilitée ?
• Est-ce qu’il s’adapte bien à mon établissement ?
• Est-ce que l’utilisation quotidienne est simple et efficace ?

En d’autres termes, vérifiez que votre équipe pourra effectuer la transition sans trop de difficultés et de perte de temps.

Le but n’est pas de clouer vos réceptionnistes derrière leur ordinateur parce qu’ils ne savent plus effectuer aucune tâche basique. C’est d’autant plus vrai si vous avez une équipe saisonnière qui doit être formée à nouveau à chaque saison.

Ce changement d’outil est d’ailleurs l’occasion d’améliorer votre expérience client : moins vos réceptionnistes perdent de temps sur le PMS, plus ils passent de temps à effectuer leur cœur de métier : accueillir et s’occuper des clients.

5. S’appuyer sur l’accompagnement de votre nouveau PMS

Avec un soutien de qualité, changer de PMS sera d’autant plus facile et aisé. Avant de lancer la transition, n’hésitez pas à évaluer la qualité de cet accompagnement :

• Aurez-vous un chargé de compte client ?
• Pouvez-vous facilement contacter l’équipe ?
• Vous a-t-on proposé une formation pour accélérer la prise en main du logiciel ?
• Répond-on rapidement et de façon pertinente à vos questions ?

Si oui, faites confiance à l’équipe de votre logiciel pour vous guider et vous faciliter les choses : chacun son métier !

Conclusion Changer de logiciel hôtelier sans prise de tête : c’est possible ! Suivez simplement ces quelques conseils et vous verrez que tout se passera bien.

Si vous voulez nos conseils pour comparer 2 devis de logiciel de gestion hôtelière, allez lire notre article sur le sujet