PMS de votre hôtel : attention aux coûts cachés !

Oui, on sait ! On est les premiers à dire qu’un PMS est un investissement pour votre hôtel et qu’il ne faut pas seulement regarder le prix.

Mais choisir un PMS sans vérifier les coûts cachés, c’est prendre le risque d’avoir de TRÈS mauvaises surprises.

Pourquoi ? Parce que derrière certains astérisques ou petites lignes se cachent parfois des frais supplémentaires qui peuvent faire s’envoler le tarif de votre PMS.

Mieux vaut prévenir que guérir ! Voici un tour d’horizon des coûts cachés à surveiller sur vos devis et contrats de PMS (de préférence avant d’avoir signé ;)).

Dans 5 min, vous saurez éviter les pièges, sans prise de tête ! C’est parti.

1. Mise en place du PMS : le tarif est-il transparent ?

Soyons clairs : il est normal de payer des frais en début de collaboration avec votre logiciel PMS. Installation, paramétrage, transfert des données, formation des équipes de l’hôtel… c’est un moment important pour que la transition se passe bien.

Ce qui n’est pas normal, c’est quand les hôteliers ne comprennent pas ce qui leur est facturé et pourquoi.

Ce que vous devez surveiller :

• Ce qui est inclus dans les frais d’installation / set up / démarrage de la collaboration.

• Une formation est-elle prévue pour les équipes ? Est-elle adaptée ? (Nombre d’heures, format, timing…).

• Y a-t-il des suppléments à prévoir ? Si vous devez les activer, quel serait leur coût ? (Exemple : acte non prévu lors de l’implémentation, heures de formation en plus…)

Si vous comparez des devis PMS, ne comparez pas ces frais ligne par ligne. Un même nom peut représenter des prestations complètement différentes.

Comparez plutôt ce qui est réellement inclus (ou pas) dans cette 1ère étape de la collaboration.

C’est aussi un bon moyen de tester la relation avec vos potentiels PMS. (Spoiler : si vous ne comprenez rien, ce n’est pas bon signe).

2. Fonctionnalités de base : sont-elles incluses ?

Imaginez : vous trouvez une super voiture à un prix intéressant. Vous vous préparez à l’acheter MAIS vous découvrez au dernier moment que les roues sont en option.

Ça vous paraît complètement inconcevable ? C’est pourtant ce que vous pouvez retrouver dans certains devis de PMS.

Derrière un prix d’appel alléchant se cachent en fait des “options”... indispensables au bon fonctionnement du logiciel.

Problème : elles peuvent doubler la facture.

Les coûts à surveiller :

• Vérifiez les inclusions comprises dans le prix de base. Le tarif inclut-il toutes les fonctionnalités nécessaires ou certaines sont-elles en supplément ?

• Attention aux “options”. Identifiez celles dont vous avez besoin, celles dont vous n’avez pas besoin et celles dont vous pourriez avoir besoin pour calculer le vrai coût mensuel de votre PMS.

Notre conseil : ne vous sentez pas coincé si vous découvrez une “option” indispensable non prévue au dernier moment, alors même que vous alliez signer. Prenez le temps de creuser.

Choisir un logiciel PMS est une décision importante pour la bonne gestion de votre hôtel. Mieux vaut refaire vos calculs, voire comparer avec d’autres logiciels, plutôt que de signer sans avoir toutes les cartes en main.

3. Connectivité : attention aux frais de connexion.

La connectivité est un enjeu central dans le choix du PMS de votre hôtel.

Pourquoi ? Parce que vous utilisez certainement d’autres logiciels pour gérer votre établissement ET vous avez 100% intérêt à les connecter à votre PMS.

L’idéal : des logiciels qui sont déjà connectés et ont l’habitude de travailler ensemble. Tout sera plus fluide pour vous et vos équipes.

Exemple : un CRM connecté en 2-way au PMS permet :

1. Au PMS d’envoyer les informations sur les clients et les réservations au CRM pour les exploiter (campagne email, newsletter, SMS…)
2. Et réciproquement au CRM d’envoyer les informations qu’il collecte au PMS. (Pas de ressaisie de données nécessaires, tout est automatique).

Avec une bonne connectivité, vous n’avez même pas l’impression d’utiliser plusieurs logiciels. Vous utilisez une solution digitale créée sur mesure pour votre hôtel.

Les coûts à surveiller :

• Frais de mise en service : certains logiciels PMS peuvent vous demander un paiement ponctuel pour la mise en place de la connexion.

• Frais de connexion mensuels : ils sont généralement liés au nombre de connexions. Plus vous avez de logiciels, plus vous payez.

On va être transparents : la pratique de faire payer des frais de connexion n’est pas DU TOUT systématique, ni un passage obligé. C'est un choix de l'éditeur. Ce sont donc des frais que vous pouvez éviter (et heureusement).

Dans le monde actuel où les hôteliers ont beaucoup de logiciels à disposition, de nombreuses entreprises ont compris l’importance de proposer des connexions de qualité gratuites et illimitées (c’est ce que nous faisons chez Thaïs PMS 😉).

C’est également l’engagement des membres du Label Synapse (dont nous faisons partie !), 1er label qui regroupe des outils hôteliers cloud 100% connectés.

4. Commissions : elles peuvent changer la donne (en mal)

Ce point s’adresse surtout à vous si votre PMS propose aussi un moteur de réservation ou des outils de réservation (spa, séminaire, restaurant, services hôteliers…)

L’élément à surveiller est simple :

• Y a-t-il des commissions sur vos réservations et ventes ? Si oui, pensez à les inclure dans le coût de votre PMS !

Ce qui semble être une petite commission peut en fait représenter de très grosses sommes une fois multipliée par 1 an de réservations et de ventes.

Faites l’estimation du coût mensuel ou annuel pour votre hôtel. Incluez ce coût dans le prix de l’abonnement de votre PMS. Cela vous aidera à y voir plus clair.

4. Système de paiement : connaissez-vous vraiment son coût ?

Trop d’hôteliers ne pensent pas à calculer le coût de leur système de paiement.

C’est encore plus important si vous comparez des logiciels PMS qui ne proposent pas le même système.

Les points à vérifier :

• Comment fonctionne le système de paiement ? Coût fixe ? Commissions ? Un mélange des deux ? Abonnement ?

Si le système de paiement fonctionne avec des commissions, faites une estimation annuelle afin de vous rendre compte du prix à anticiper à l’année.

Ce n’est pas DU TOUT un point anecdotique. Le coût de ces commissions peut faire exploser le prix réel de votre PMS.

L’addition risque d’être amère si vous la découvrez quelques mois après avoir choisi votre logiciel de gestion.

5. Mises à jour : sont-elles incluses ?

Un logiciel est voué à évoluer. Évolutions techniques, demandes terrain, innovations, idées des développeurs… autant de (bonnes) raisons de faire des mises à jour.

Problème pour vous : ces mises à jour ne sont pas toujours incluses dans le prix de votre PMS.

Ne vous dites pas : “Ce n’est pas grave, on ne sera pas concernés tout de suite”.

Les éditeurs de PMS les plus évolutifs font des mises à jour tous les mois pour apporter de petites nouveautés voire de grandes évolutions.

Le point à vérifier :

• Les mises à jour sont-elles incluses dans l’abonnement ?

• Si non, quel est le coût et à quelle fréquence devrez-vous prévoir ce supplément ?

Imaginez si vous deviez payer à chaque mise à jour de votre téléphone : vous aimeriez être prévenu avant l'achat, non ?

6. Frais de résiliation : anticipez la fin.

Quand on choisit un nouveau logiciel, on n’anticipe pas toujours la fin de la relation… et c’est un tort.

Une bonne affaire peut vite se transformer en cauchemar si vous vous retrouvez coincé dans quelques années.

Les éléments à surveiller :

• L’engagement : si vous êtes engagé, vous devrez aller au terme de votre contrat avant de changer de PMS OU payer les mois ou années restants.

• Les frais de résiliation : lisez les petites lignes, vérifiez si vous aurez des frais à payer en cas de fin de contrat.

Cela peut sembler lointain mais imaginez la catastrophe si votre PMS ne vous convient plus et que vous découvrez qu’il vous reste 2 ans à payer.

Vous avez déjà un PMS pour gérer votre hôtel ? Vous lisez cet article parce que vous souhaitez changer de logiciel ?

Dans ce cas, vérifiez aussi si vous êtes engagé par votre PMS actuel.

Si c’est le cas :

1. Vous devez attendre la fin de votre abonnement
2. Ou si le besoin est trop important, décider de “perdre” quelques mois en passant directement sur le nouveau PMS.

Dans les 2 cas, calculez les coûts liés pour prendre votre décision. Elle sera fondamentale pour la bonne gestion de votre hôtel.

Conclusion : soyez attentif et vigilant.

De manière générale, lisez et cherchez à comprendre toutes les lignes de votre devis ou contrat, même les plus petites cachées en bas de page.

Si vous n’êtes pas certain de tout saisir, prenez RDV avec votre référent commercial et posez des questions.

La phase commerciale est une bonne manière de tester la future collaboration avec le PMS. Si vous avez l’impression de vous engouffrer dans une usine à gaz, si les échanges vous donnent la migraine mais que vous n’êtes pas plus avancé… c’est peut-être un (mauvais) signe ;)

De manière générale, pensez large et projetez-vous autant que possible dans l’après. Vos besoins et usages d’hier ne seront sûrement pas ceux d’aujourd’hui, ni de demain.

En tout cas, vous ne prenez aucun risque en comparant. Au pire vous confirmerez votre choix.

Bonne chance dans votre recherche, on vous souhaite de trouver le PMS qui correspond à vos besoins, à ceux de votre hôtel ET qui rendra vos équipes heureuses ;)

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Ne partez pas, on a un cadeau pour vous : téléchargez LA checklist pour bien choisir votre PMS !

Nous avons créé une checklist pour comparer et choisir le PMS de votre hôtel ! Vous y retrouverez tous les coûts cachés à anticiper et les questions à poser.

Étape 1 : imprimez-la pour chaque démo de logiciel PMS.

Étape 2 : remplissez les informations et faites les calculs nécessaires.

Étape 3 : remplissez le tableau comparatif pour avoir une vision d’ensemble.

Étape 4 : faites votre choix, sans prise de tête 😊